Information til aftenskoler

Regnskab og revision

Regnskabsaflæggelse

Foreningen indsender revideret regnskab til Assens Kommune.
Regnskabet aflægges for et kalenderår.
Hvis foreningens regnskabsår ikke følger kalenderåret skal der aflægges et tilskudsregnskab for kalenderåret.

Regnskabet skal dokumentere, at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven og de regler, der er fastsat af kommunen.
Kontingentindtægterne skal fremgå separat af regnskabet.

Regnskabet skal underskrivers af samtlige medlemmer af bestyrelsen.

Regnskabet skal indsendes senest 1. april.

Årsberetning

En folkeoplysende forening skal hvert år indsende en beretning til Assens Kommune.
Beretningen skal beskrive foreningens folkeoplysende virksomhed i det forløbne år. Som årsberetning kan anvendes formandens beretning fra den seneste generalforsamling.

Det anbefales, at årsberetningen som minimum indeholder omtale af

• aktiviteterne
• medlemsstatus
• økonomi
• fremtidsplaner

Årsberetningen skal indsendes senest 1. april.

Revision

Revisor:
Foreninger under Assens Kommunes Folkeoplysningsudvalg vælger selv en revisor.
Habilitetsreglerne skal overholdes. Revisor må ikke være nært beslægtet med formand eller kasserer.

Regnskabet skal revideres ved registreret eller statsautoriseret revisor, hvis det kommunale tilskud er større end 600.000 kr. pr. år.

Revisionen skal:

• efterprøve om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med folkeoplysningsloven, bekendtgørelsen og de kommunale regler
• kontrollere, at foreningens oplysninger til kommunen er korrekte
• påtegne regnskabet
  Af påtegningen skal det fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i loven, bekendtgørelsen og kommunens retningslinier.
  Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen.

Revisor har krav på oplysninger og kan foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige for udøvelsen af sit hverv.

Revisor skal straks meddele lovovertrædelser eller tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning til foreningens ansvarlige.

En forudsætning for opnåelse af korrekt og retfærdig fordeling af kommunens afsatte midler er betinget af et korrekt indberetningsgrundlag for de enkelte foreninger.
For at sikre at dette grundlag er tilstede kan der afsættes midler til brug for kommunal revision af foreningernes indberetningsgrundlag. Der kan hvert år udvælges et antal foreninger til revision. 

• Principper for tilskud til folkeoplysende voksenundervisning i Assens Kommune

Retningslinjer for anvisning af offentlige lokaler

Målet er, at udlån af lokalerne skal være til størst mulig gavn for foreningerne.
Foreningerne skal udvise respekt for, at skolerne skal anvendes til undervisning.
Som betingelse for at få anvist lokale skal foreningen opfylde lovens tilskudsbetingelser.

Udlån af ledige, offentlige lokaler til brug for folkeoplysende virksomhed sker efter reglerne i Folkeoplysningsloven.

Lokalerne anvises normalt efter følgende prioritering

• aktiviteter for børn og unge
• folkeoplysende undervisning, herunder tilknyttende aktiviteter
• aktiviteter for voksne

Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan virksomhed normalt ske før anden anvisning.

Lokalerne kan ikke efter nærværende retningslinjer udlånes til arrangementer af kommerciel eller forretningsmæssig karakter, ligesom lokalerne ikke må udlånes til private fester.
Lokalerne må ikke fremlejes.

Kultur og Fritid administrerer egne lokaler og udlåner skolelokaler efter kl. 16.00 på hverdage samt i weekends.
Hvis foreningerne ønsker at benytte skolelokaler før kl. 16.00 kan det kun ske efter aftale med den enkelte skole.

Skolerne, herunder ungdomsskole og musikskole, samt aktiviteter, der har direkte tilknytning til skolernes undervisningsaktiviteter (skolefester, temaarrangementer, forældremøder m.v.) har fortrinsret til skolelokaler frem for fritidsaktiviteter.
Skolerne giver besked til foreningerne om aflysninger hurtigst muligt og med mindst 14 dages varsel.

Ansøgning

Lokalerne søges via Conventus.
Der åbnes for ansøgning midt i april.
Ansøgningsfrist for sæsonudlån er 1. juni.

Tildeling af lokaler gennemføres af Kultur og Fritid.
Specielt vedr. skolerne:
idrætslokalerne – sæsonudlån foretages af Kultur og Fritid
idrætslokalerne – enkeltudlån foretages af skolerne
øvrige lokaler (herunder undervisningslokaler til aftenskoler) – udlånes af skolerne.

Ferieperioder

Som udgangspunkt kan lokaler på skolerne ikke benyttes til faste regelmæssige aktiviteter i skoleferierne i henhold til Assens kommunes ferieplan. Der kan dog indgås lokale aftaler mellem forening og skole om lån, specielt gymnastiksal.
Skolerne skal kunne benyttes til stævner og lignende arrangementer, såfremt arrangøren er lokalt forankret.
Aftale om benyttelse skal træffes i et tæt samarbejde mellem skolens ledelse og arrangør/ansøger.

Benyttelseskrav

Benyttelsesgraden af det anviste lokale skal stå i rimeligt forhold til lokalets størrelse.

Ordensregler

Der fastsættes ordenslokaler lokalt og udlåneren (skolerne/kommunen) sørger for, at foreningerne bliver gjort bekendt med reglerne.

Misligholdelse

Efter loven kan Folkeoplysningsudvalget efter skriftligt varsel inddrage tilladelsen til at benytte lokaler m.v., hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang.

Misligholdelse omfatter:

• overtrædelse af ordensreglerne
• benyttelsesgraden ikke er rimelig i forhold til lokalets størrelse
• faciliteten benyttes til andet end det søgte eller af andre end dem timen er tildelt
• ved udeblivelse

Som udgangspunkt inddrages brugertilladelsen ved 3 tilfælde af mislighold pr. sæson, såfremt der er andre brugere, der ønsker faciliteten den pågældende tid. Samtidig ophæves fortrinsret ved den følgende sæsons booking.
Forud for evt. inddragelse af tider gennemføres en dialog mellem den berørte forening og Kultur og Fritid.
Folkeoplysningsudvalget træffer den endelige beslutning om inddragelse af brugertilladelse.

Overnatning

Både foreninger omfattet af folkeoplysningsloven, foreninger, der ikke er omfattet og grupper af personer kan bruge folkeskolerne til overnatning fra fredag til søndag samt andre perioder, hvor skolen ikke bruges til skolebrug, såfremt arrangørerne er lokalt forankret og aktiviteterne er for unge under 25 år.

Der opkræves ikke gebyr for overnatning.

Regler for gebyr for folkeoplysningens brug af kommunale lokaler

Der opkræves gebyr ud fra bestilte timer således:

• Kommunale haller 62,- kr. pr. time
• Større gymnastiksale (ca. ½ hal) 31,- kr. pr. time
• Almindelige gymnastiksale 25,- kr. pr. time
  (skoler, gymnasium)

Klublokaler i offentlige bygninger:
30 % af de faktiske driftsudgifter
For billardklubber og dartklubber samt andre foreninger, som kan sidestilles hermed, er gebyret 65% af de faktiske driftsudgifter.
Gebyret svarer til den egenbetaling foreningen ville have haft, hvis foreningen havde benyttet egne/lejede lokaler og modtaget lokaletilskud til disse

Aftenskoler:
Ingen gebyr

Udendørs anlæg (bortset fra kunstgræsbaner)
Ingen gebyr

Kunstgræsbaner:
200 kr. pr. time (takst pr. 1. oktober 2014) Reguleres årligt med KL’s pris- og lønstigning

Administration af gebyr

Kultur og Fritid opkræver gebyret halvårligt i januar og august.

Opkrævningen baseres på foreningens anvendelse af lokaler i henhold til den årlige lokalefordelingsplan (skoleår).

Der opkræves ikke gebyr for timer, som skolerne/institutionerne aflyser. Der opkræves gebyr for erstatningstimer.

Der reguleres ikke i gebyrbetalingen, såfremt foreningen aflyser planlagt anvendelse af lokaler.

I de tilfælde, hvor lokalet er stillet til rådighed for en periode/sæson og lokalet ønskes afmeldt inden periodens udløb, skal afmelding foretages senest 1 måned før sidste benyttelsesdag. Gebyr for lokalet betales i sådanne tilfælde til og med 1 måned efter frameldingsdagen.

Der kan ikke søges kommunalt tilskud til gebyrer.

Alle tvister i forbindelse med anvisning af offentlige lokaler forelægges til afgørelse i Folkeoplysningsudvalget.

Godkendt i Kultur- og Fritidsudvalget den 7. maj 2015