Booking af lokaler

Mål

Udlån af lokalerne skal være til størst mulig gavn for foreninger og andre brugergrupper og den værdimæssige tilgang til brugen af de kommunale bygninger er, at de skal gøre nytte for flest mulige brugere/borgere. Brugerne skal udvise respekt for, at skolerne skal anvendes til undervisning.

Regelsæt for tildeling og anvisning af lokaler

De kommunale institutioner, skolerne, herunder ungdomsskole og musikskole, har ubetinget fortrinsret til at bruge lokalerne.
Aktiviteter, der har direkte tilknytning til skolernes undervisningsaktiviteter (skolefester, temaarrangementer, forældremøder mv.), har fortrinsret til at bruge lokalerne frem for fritidsaktiviteter.

Anvisning af lokalerne

Lokalerne anvises normalt efter følgende prioritering

• aktiviteter for børn og unge, efter folkeoplysningsloven
• folkeoplysende aftenskoleundervisning, herunder tilknyttende aktiviteter
• aktiviteter for voksne efter folkeoplysningsloven
• medlemmer af Frivilligcenter Assens 
• andre foreninger eller grupper af personer, der ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven

Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan virksomhed normalt ske før anden anvisning.

Skolelokaler kan lånes i tidrummet kl. 17.00 – 22.00 på hverdage samt i weekends. Hvis foreningerne ønsker at benytte skolelokaler før kl. 17.00, kan det kun ske efter aftale med den enkelte skole.

Lokalerne kan ikke efter nærværende retningslinjer udlånes til arrangementer af kommerciel eller forretningsmæssig karakter, ligesom lokalerne ikke må udlånes til private fester.
Lokalerne må ikke fremlejes.

Typer af lokaler

Med begrebet kommunale institutioner er der som udgangspunkt ikke sat nogen begrænsning på mulighederne.

Ansøgning om lån af lokaler

Lokalerne søges via Assens Kommunes online bookingsystem. Link til vejledning findes her.
Booking af lokaler

For sæsonudlån, åbnes der for ansøgning midt i april. Ansøgningsfrist for sæsonudlån er 1. juni. Tildeling af kommunale foreningslokaler gennemføres af Plan og Kultur.

Specielt vedrørende lokaler på skolerne:

Idrætslokalerne – sæsonudlån (skoleåret fra august til juni) og enkeltudlån foretages af Plan og Kultur. øvrige lokaler (herunder undervisningslokaler til aftenskoler) – udlånes af Plan og Kultur.

Ved ansøgning om lån af lokale skal følgende oplyses:

• Hvem skal bruge lokalet (forening eller gruppe af personer, kontaktperson og denne persons adresse og telefonnr.)
• Hvor mange skal bruge lokalet
• Hvad er formålet med brugen af lokalet.

Hvis låneren annullerer et lån af lokale skal dette ske straks låneren bliver bekendt med, at lokalet ikke skal bruges. Det gælder både ved et enkeltstående lån og ved lån for en længere periode eller sæson. Skolerne giver besked til foreningerne om aflysninger hurtigst muligt og med mindst 14 dages varsel.

Ferieperioder og stævner

Som udgangspunkt kan lokaler på skolerne ikke benyttes til faste regelmæssige aktiviteter i skoleferierne i henhold til Assens kommunes ferieplan. Der kan dog indgås lokale aftaler mellem forening og Plan og Kultur om lån, specielt hvad angår lån af gymnastiksal.

Skolerne skal kunne benyttes til stævner og lignende arrangementer, såfremt arrangøren er lokalt forankret.

Aftale om benyttelse skal træffes i et tæt samarbejde mellem skolens ledelse og arrangør/ansøger. Skolen kan stille krav for lån, bl.a. om vagter til aflukning.

Benyttelseskrav

Benyttelsesgraden af det anviste lokale skal stå i rimeligt forhold til lokalets størrelse. Plan og Kultur forbeholder sig ret til at anvise et andet egnet lokale end det ansøgte.

Ordensregler

Der fastsættes centrale ordensregler og udlåneren (skolerne/kommunen) sørger for, at brugerne bliver gjort bekendt med reglerne. Reglerne fremgår ved booking af lokaler.

Misligholdelse

Foreninger, der er godkendt efter folkeoplysningsloven

Efter loven kan Folkeoplysningsudvalget efter skriftligt varsel inddrage tilladelsen til at benytte lokaler m.v., hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang.

Misligholdelse omfatter:

• overtrædelse af ordensreglerne
• benyttelsesgraden ikke er rimelig i forhold til lokalets størrelse
• faciliteten benyttes til andet end det søgte eller af andre end dem lokalet er tildelt
• ved udeblivelse

Som udgangspunkt inddrages brugertilladelsen ved 3 tilfælde af mislighold pr. sæson. Samtidig ophæves fortrinsret ved den følgende sæsons booking.

Forud for eventuelt inddragelse af tider gennemføres en dialog mellem den berørte forening og Plan og Kultur.

Folkeoplysningsudvalget træffer den endelige beslutning om inddragelse af brugertilladelse.

Foreninger, der ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven

Hvis lokalerne misligholdes af foreninger og grupper, der ikke er godkendt efter Folkeoplysningsloven kan Assens Kommune bringe udlånet til ophør med øjeblikkelig virkning.

Overnatning

Både foreninger omfattet af folkeoplysningsloven, foreninger, der ikke er omfattet og grupper af personer kan bruge folkeskolerne til overnatning fra fredag til søndag samt andre perioder, hvor skolen ikke bruges til skolebrug, såfremt arrangørerne er lokalt forankret. Der opkræves ikke gebyr for overnatning.

Midlertidig overnatning skal meddeles Assens Kommune via www.bygogmiljoe.dk senest 2 uger før første overnatningsdøgn skal finde sted. Omfatter overnatningen flere end 150 personer, skal Assens Kommune have modtaget meddelelse om overnatningen senest 4 uger før.

Gebyr for 2020

Foreninger godkendt efter Folkeoplysningsloven
Der opkræves gebyr ud fra bestilte timer således:

Administration af gebyr – foreninger godkendt efter Folkeoplysningsloven

Plan og Kultur opkræver gebyret halvårligt i januar og august. Opkrævningen baseres på foreningens anvendelse af lokaler i henhold til den årlige lokalefordelingsplan (skoleår).

Der opkræves ikke gebyr for timer, som skolerne/institutionerne aflyser. Der opkræves gebyr for erstatningstimer.

Der reguleres ikke i gebyrbetalingen, såfremt foreningen aflyser planlagt anvendelse af lokaler.
I de tilfælde, hvor lokalet er stillet til rådighed for en periode/sæson og lokalet ønskes afmeldt inden periodens udløb, skal afmelding foretages senest 1 måned før sidste benyttelsesdag. Gebyr for lokalet betales i sådanne tilfælde til og med 1 måned efter frameldingsdagen.

Der kan ikke søges kommunalt tilskud til gebyrer.

Alle tvister i forbindelse med anvisning af offentlige lokaler forelægges til afgørelse i Folkeoplysningsudvalget.

Administration af gebyr ‐ foreninger/grupper, der ikke er godkendt efter Folkeoplysningsloven

Der opkræves ikke gebyr for lån af traditionelle lokaler til aktiviteter. Der opkræves et gebyr på 30 kr. pr. time for faglokaler, så som madkundskab, sløjd, håndværk/design, fysik, IT. For brug af øvrige lokaler opkræves samme gebyr som for folkeoplysende foreninger.

Gebyrer opkræves af Plan og Kultur.

Der kan ikke søges kommunalt tilskud til gebyrer.

Godkendt i Medborgerskab, Kultur og Beskæftigelsesudvalget den 4. september 2023.

Principper for gebyr for folkeoplysningens brug af kommunale lokaler i Assens Kommune.

Offentlige lokaler stilles til rådighed for den folkeoplysende virksomhed.
Hvis der ydes tilskud ud over det lovpligtige, kan der opkræves gebyrer for brug af anviste kommunale lokaler, haller og anlæg. Gebyret skal indgå i lokaletilskudspuljen inden for hvert hovedområde (aftenskoler og foreninger). Gebyret må samlet ikke overstige det beløb, der er givet ud over det lovpligtige. Gebyret må ikke overstige udgiften ved driften af de anviste lokaler.

Regler for gebyr

Der opkræves gebyr ud fra bestilte timer således:

• Kommunale haller 52,- kr. pr. time
• Større gymnastiksale (ca. ½ hal) 26,- kr. pr. time
• Almindelige gymnastiksale (skoler, gymnasium) 25,- kr. pr. time
• Klublokaler i offentlige bygninger 34 % af de faktiske driftsudgifter. For billardklubber og dartklubber samt andre foreninger, som kan sidestilles hermed, er gebyret 65% af de faktiske driftsudgifter.
  Gebyret svarer til den egenbetaling foreningen ville have haft, hvis foreningen havde benyttet egne/lejede lokaler og modtaget lokaletilskud til disse
• Udendørs anlæg Ingen gebyr
• Aftenskoler Ingen gebyr

Administration

Kultur og Fritid opkræver gebyret halvårligt i januar og august.

Opkrævningen baseres på foreningens anvendelse af lokaler i henhold til den årlige lokalefordelingsplan (skoleår).

Der opkræves ikke gebyr for timer, som skolerne/institutionerne aflyser. Der opkræves gebyr for erstatningstimer.

Der reguleres ikke i gebyrbetalingen, såfremt foreningen aflyser planlagt anvendelse af lokaler.

I de tilfælde, hvor lokalet er stillet til rådighed for en periode/sæson og lokalet ønskes afmeldt inden periodens udløb, skal afmelding foretages senest 1 måned før sidste benyttelsesdag. Gebyr for lokalet betales i sådanne tilfælde til og med 1 måned efter frameldingsdagen.

Godkendt i Uddannelse, Børn og Familie den 6. Januar 2020.

Først udfyldes formularen på denne side https://www.conventus.dk/login/index.php

Foreningens data indtastes, efterfulgt af enten en ny kontaktperson eller en eksisterende bruger. Bemærk, der vil blive sendt vigtige informationer til denne kontaktperson, derfor er det vigtigt at dataene er korrekte.
Bemærk, brugernavnet må ikke være din e-mail eller dit mobil nummer. Vi opfordre til at bruge dine initialer. Dog hvis brugernavnet er optaget, kan foreningens forkortelse foran stilles.

Herefter vil der komme en kvittering fra Conventus med diverse oplysninger her i blandt vejledning om, hvordan man kommer godt i gang med at bruge systemet. Hvis der foreligger en kommune-aftale, vil organisationens stamdata være tilgængelig for kommunen. Dette kan I slå fra under organisationens indstillinger.