--- title: "Roboref i Assens Kommune – hvordan anvender vi det?" description: "Hvad er Roboref?" date: "2026-04-29" created: "2026-01-26" --- [Hjem](https://www.assens.dk/) [Om os](https://www.assens.dk/om-os) [Behandling af personoplysninger](https://www.assens.dk/om-os/behandling-af-personoplysninger) [Oplysningspligt i de enkelte fagområder](https://www.assens.dk/om-os/behandling-af-personoplysninger/oplysningspligt-i-de-enkelte-fagomraader) [Roboref i Assens Kommune – hvordan anvender vi det?](https://www.assens.dk/om-os/behandling-af-personoplysninger/oplysningspligt-i-de-enkelte-fagomraader/roboref-i-assens-kommune-hvordan-anvender-vi-det) # Roboref i Assens Kommune – hvordan anvender vi det? ## Hvad er Roboref? Roboref er en digital assistent, der hjælper os med at skrive referater af samtaler og møder. Den danner ved hjælp af kunstig intelligens et udkast til et referat ude fra en lydoptagelse. Ved at anvende Roboref letter vi arbejdet for den medarbejder, der holder samtale/ møde med dig. Vi forventer, at medarbejderen ved anvendelse af Roboref bedre kan være til stede i samtalen med dig og der dannes præcise referater efterfølgende. Roboref danner kun et udkast – det er den enkelte medarbejder, der kvalificerer og journaliserer referatet. I alt forventer vi, at medarbejderen vil bruge mindre tid på den administrativ del af kontakten og mere til på det dialogorienterede. ## Hvordan virker Roboref? Når du deltager i en samtale, bliver lyden optaget. Denne lydoptagelse bliver omdannet til tekst ved hjælp af en tale-til-tekst-algoritme (transskribering). Herefter laver programmet et udkast til referatet, som medarbejderen efterfølgende gennemgår og journaliserer. ## Hvad sker der med optagelsen? Når udkastet til referatet er lavet, slettes lydoptagelsen og transskriberingen indenfor 7 dage. Når udkastet er redigeret og godkendt, slettes referatet i Roboref indenfor 30 dage. Referatet er kun journaliseret på din sag i vores fagsystem og gemmes ingen andre steder. Efter tidsfristerne er overskredet, har Jobcenter Assens ikke adgang mere til lydoptagelser, transskriberinger og referatudkast. ## Hvad kan du få ud af Roboref? Ved at vi anvender Roboref i vores samtaler forventer vi, at medarbejderne kan have øget fokus på dig i samtalen. Desuden forventer vi at løfte kvaliteten i samtaleregistreringen og skabe en bedre genkendelighed for dig i samtalenotaterne – også på tværs af medarbejdere. Dermed forventer vi også, at det styrker din retssikkerhed. Du har altid mulighed for at frabede dig brugen af Roboref i dine møder og samtaler med Jobcenter Assens. ## Hvor anvender vi Roboref? Roboref anvendes i borgermøder på nuværende tidspunkt kun i Jobcenter Assens. Vi har desuden mulighed for at anvende Roboref i interne møder uden personoplysninger eller forretningskritiske oplysninger. Vi opdaterer løbende, når der kommer nye områder til. ## Oplysningspligt ### 1. Ansvarlig Assens Kommune er dataansvarlig for behandling af personoplysninger, som vi modtager om dig. Kontaktoplysninger: Rådhus Allé 5, 5610 Assens Tlf.: 64 74 74 74 E-mail: assens@assens.dk Husk, at det ikke er sikkert at skrive personlige oplysninger som f.eks. helbredsmæssige eller økonomiske oplysninger eller dit cpr-nummer i en almindelig e-mail. Du kan skrive sikkert til os via Digital Post på [www.borger.dk](https://www.borger.dk/ "www.borger.dk") ### 2. DPO Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på tlf. 64 74 73 99 eller dpo@assens.dk. Husk, at det ikke er sikkert at skrive personlige oplysninger som f.eks. helbredsmæssige eller økonomiske oplysninger eller dit cpr-nummer i en almindelig e-mail. Du kan skrive sikkert til os via Digital Post på [www.borger.dk](https://www.borger.dk/ "www.borger.dk") ### 3. Formål med at behandling af dine personoplysninger Formålet med behandlingen er at understøtte udarbejdelsen af referater og notater. Roboref anvender tale-til-tekst teknologi og generativ AI til at transskribere lydoptagelser og generere tekstbaserede referater automatisk. ### 4. Retsgrundlag Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e: Opgaven udføres som myndighedsopgave og i samfundets interesse. Det vurderes, at denne hjemmel kan anvendes i referatet vedr. kommunens virke som offentlig myndighed. Ydermere hjemmel i offentlighedslovens §13 om offentlige myndigheders notatpligt. Sektorlovgivning: Lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen m.v. – Kapitel 7, § 52 a ### 5. Kategorier af personoplysninger Der er tale om almindelige personoplysninger såsom fx dit navn og din stemme, men også følsomme oplysninger i form af fx private forhold, sociale forhold, helbredsoplysninger, sygefravær og ligende, som bliver omtalt i samtalen og er relevant for din sag i Jobcentret. ### 6. Opbevaring af dine personoplysninger Lydoptagelsen og transskriberingen opbevares i maks 7 dage, referatudkast i maks 30 dage i Roboref. Referatet journaliseres på borgeren sag i fagsystemet efter gældende regler. ### 7. Dine rettigheder Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på https://www.datatilsynet.dk #### Ret til at se oplysninger (indsigtsret) Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du har ret til at få en kopi af oplysningerne samt en række yderligere oplysninger, herunder formålet med behandlingen, kategorier af personoplysninger, modtagere af oplysningerne, hvor lang tid vi opbevarer oplysningerne med videre. #### Ret til berigtigelse Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Som offentlig myndighed er vi underlagt journaliseringspligt, hvilket betyder, at vi i almindelighed ikke må slette oplysninger, når de først er indgået i en sag. De rigtige oplysninger vil blive tilført sagen, men af hensyn til journaliseringspligten kan vi ikke slette de urigtige oplysninger. #### Ret til sletning Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig. Som offentlig myndighed er vi underlagt journaliseringspligt, hvilket betyder, at vi i almindelighed ikke må slette oplysninger, når de først er indgået i en sag. #### Ret til begrænsning af behandling Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. #### Ret til indsigelse Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. #### Ret til dataportabilitet Du har i visse tilfælde ret til dataportabilitet. Det betyder, at du i visse tilfælde har ret til at få flyttet dine personoplysninger til en anden dataansvarlig. Som offentlig myndighed gælder denne rettighed ikke i tilfælde, hvor behandlingen af personoplysninger er nødvendig for udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse. ### 8. Klagevejledning Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på https://www.datatilsynet.dk